L’Assistante Administrative et Achat intervient dans quatre pôles : la Communication, l’Organisation, l’Achat et la Documentation. Elle a un rôle d’organisation des différentes actions menées par la direction. Elle est amenée à collaborer au sein du département de l’Administration, des Finances (la comptabilité) et des Achats.
Ses fonctions en tant qu’assistante administrative seront les suivantes :
- Accueillir les visiteurs
- Répondre au téléphone et acheminer les appels
- Rédiger, centraliser et acheminer les différents types de courriers
- Assurer l’inventaire et l’approvisionnement des fournitures de bureau
- Rédiger et dactylographier des documents divers en fonction des directives données
- Trier et classer des factures et autres documents administratifs
- Prendre les dispositions nécessaire pour gérer tout problème administrative que la compagnie et son complexe peut rencontrer (quand prendre paiement des chèques, être l’intermédiaire entre locataire et propriétaire, surveiller la date d’échéance des contrats, paiement des factures)
- Organiser l’emploie du temps du chauffeur en fonction des commissions que ce dernier doit faire au cours de la journée
- Seconder et/ou remplacer la caissière principale en vérifiant et en préparant les caisses les caisses
- Réalise toutes autres tâches connexes confiées par son superviseur
Ses fonctions en tant qu’assistante achat sont les suivantes :
L’Assistant (e) Achat travaille en étroite collaboration avec les acheteurs opérationnels pour qui il/elle gère les aspects administratifs du processus d’achats, c’est-à-dire la relation avec les fournisseurs, la gestion du planning d’achats et le suivi logistique.
Ses tâches sont les suivantes:
- Bâtir un calendrier avec les fournisseurs pour que ces derniers passent prendre des commandes et assurer que ce calendrier soit respecté
- Communiquer les commandes aux fournisseurs par téléphone ou par email
- Faire le suivi des livraisons avec les fournisseurs
- Classer quotidiennement les factures des fournisseurs
- Planifier les paiements fournisseurs selon les disponibilités financières et les termes de paiement
- Gérer les bases de données fournisseurs
- Faire de la veille concurrentielle (étude des prix de la compétition)
- Préparer les documents pour le dédouanement des containers
- Réaliser d’autres tâches nécessaires pour le bon fonctionnement des achats sur demande de son responsable.
Education :
- Diplôme en Administration, en Secrétariat ou autres champs similaires
Compétences :
- Minimum 3 ans d’expérience dans les services administratifs, le Secrétariat ou autres champs similaires
- Doit avoir un esprit de synthèse, des qualités d’organisation et de discrétion
- Expérience dans le domaine commercial est un atout
- Bonne connaissance des logiciels de base en informatique et des outils et techniques de communication
- Très bonne connaissance de MS Excel et bonne connaissance de Quickbooks
- Maitrise du français, du créole et de l’anglais oral et écrit
- Bonne capacité de gestion de la clientèle et des fournisseurs
Application :
Les intéressés (es) sont priés d’appliquer pour le poste en soumettant un CV et une lettre de motivation.